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Episode 241 | Kunst der höflichen Ablehnung – C1 Business-Deutsch

Tom

Episode 241

Kunst der höflichen Ablehnung – C1 Business-Deutsch

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[0:00 – 01:40]

(0:00) Nein sagen ist häufig viel schwerer als Ja sagen, besonders im Beruf, im (0:06) professionellen Kontext und natürlich, wenn du eine Sprache erst lernst. Und du (0:12) möchtest ja nicht unhöflich oder faul wirken und deshalb helfe ich dir heute (0:16) dabei, so ein paar Wörter zu lernen, so ein paar Phrasen zu lernen, die dir in (0:21) verschiedenen Situationen helfen sollen, irgendetwas abzulehnen, irgendwie Nein (0:25) zu sagen und dabei trotzdem professionell und höflich zu bleiben. (0:29) Bevor wir mit der Episode anfangen, hier noch meine Mitgliedschaft.

 

In der (0:33) Mitgliedschaft gibt es eine Bonus Episode und es gibt Übungen zu dieser (0:37) Podcast Episode. Da kannst du die Wörter noch mal im Kontext lernen und die (0:42) Mitgliedschaft kannst du ausprobieren für einen Euro, für einen ganzen Monat (0:46) lang kostenlos. Okay, jetzt fangen wir aber an.

 

Eine Alternative, wie man Nein (0:50) sagen kann, ist, ich muss sie leider enttäuschen. (0:54) Ich muss sie leider enttäuschen. Was bedeutet das Wort enttäuschen? Also, wenn (1:00) ich sage, ich bin enttäuscht, dann habe ich irgendwie etwas erwartet, dass (1:06) irgendetwas Positives passiert, aber leider ist es nicht passiert und jetzt (1:10) bin ich traurig, jetzt bin ich enttäuscht.

 

Häufig setzen wir, ich muss sie leider (1:15) enttäuschen, so an den Anfang einer Absage oder wenn du irgendwie sagen musst, ja (1:21) das haben wir leider nicht. Beispielsweise, ich muss sie leider (1:25) enttäuschen, aber das gewünschte Ersatzteil ist nicht auf Lager. Da muss (1:31) ich sie leider enttäuschen, aber das gewünschte Ersatzteil ist nicht auf (1:36) Lager.

Expand for the full transcript [01:40-20:46]

Ein Ersatzteil kann ein Teil sein, dass man auswechseln muss bei einem (1:41) Gerät oder bei einer Maschine und etwas nicht auf Lager haben bedeutet, etwas ist (1:47) nicht verfügbar, weil du es nicht mehr im Lager hast. Oder ein anderes Beispiel, (1:53) ich muss sie leider enttäuschen, aber wir haben uns für einen anderen Bewerber (1:58) entschieden. Ich muss sie leider enttäuschen, aber wir (2:01) haben uns für einen anderen Bewerber entschieden.

 

Beispielsweise arbeitest du (2:07) in der Personalabteilung oder du bist gerade im Prozess, eine neue Person zu (2:12) finden, eine neue Person einzustellen und ein Bewerber ruft dich an und fragt, (2:19) hey habe ich die Stelle schon bekommen? Und dann sagst du höflich, du möchtest (2:24) dann also ablehnen und sagst dann, da muss ich sie leider enttäuschen, aber ein (2:29) anderer Bewerber hat gegenüber ihnen den Vorzug bekommen. Wir haben uns für einen (2:35) anderen Bewerber entschieden. Also wir fassen noch mal kurz zusammen, ich muss (2:39) sie leider enttäuschen, kann man so ein bisschen verwenden als so eine weiche (2:44) Einleitung für eine Ablehnung, wenn man irgendwie Nein sagen muss.

 

Eine andere (2:50) Alternative, wie du Nein sagen kannst in einem anderen Kontext ist, das sprengt (2:56) den Rahmen. Das sprengt den aktuellen Rahmen und das bezieht sich häufig (3:01) darauf, dass man nicht genügend Ressourcen hat. Beispielsweise Geld, Zeit (3:06) oder Personal.

 

Und wenn das also zu viel ist, dann könnte man sagen, ja das (3:12) sprengt leider den aktuellen Rahmen. Beispielsweise zusätzliche Grafiken für (3:18) den Bericht zu erstellen, das würde den zeitlichen Rahmen sprengen. (3:24) Wenn wir zusätzliche Grafiken in den Bericht einbauen und erstellen, dann (3:31) würde das aber den zeitlichen Rahmen bis zur Deadline beispielsweise sprengen.

 

(3:38) Also wir hätten dann einfach nicht mehr genügend Zeit, wenn wir jetzt noch extra (3:41) Dinge machen für diesen Bericht. Beispielsweise weitere Grafiken (3:46) einbauen. Oder ein zweites Beispiel.

 

Eine detaillierte Analyse würde den Rahmen (3:52) der heutigen Sitzung sprengen. Ich würde vorschlagen, wir vereinbaren (3:57) dafür noch mal ein weiteres Meeting. Nochmal, eine detaillierte Analyse würde (4:04) den Rahmen der heutigen Sitzung sprengen.

 

Also wir haben einfach nicht genügend (4:09) Zeit in unserem Meeting, in unserer Sitzung. Ich würde sagen, diese detaillierte (4:14) Analyse, die vertagen wir noch mal auf ein anderes Meeting, auf eine andere (4:19) Sitzung. Also wir fassen noch mal kurz zusammen, wenn du Nein sagen möchtest, (4:24) weil du nicht genügend Ressourcen hast, dann kannst du sagen, das sprengt leider (4:29) den finanziellen oder zeitlichen Rahmen.

 

Eine dritte Alternative, um Nein zu sagen, (4:36) in einem anderen Kontext wäre, dafür bin ich nicht der richtige Ansprechpartner. (4:42) Wenn es also darum geht, dass du keine Expertise oder nicht genügend Expertise (4:47) hast in einem Bereich oder du dir nicht ganz sicher bist, dann kannst du an eine (4:55) andere Person weiterleiten, im Prinzip, und kannst dann sagen, dafür bin ich (4:59) leider nicht der richtige Ansprechpartner. Beispielsweise, in Bezug auf die (5:05) Budgetfreigabe bin ich nicht der richtige Ansprechpartner.

 

(5:10) Das müssen Sie mit Frau Müller klären. Nochmal, in Bezug auf die Budgetfreigabe (5:16) bin ich nicht der richtige Ansprechpartner. Das klären Sie am besten mit Frau Müller.

 

(5:22) Oder ein anderes Szenario. Ich helfe Ihnen gerne, aber für die juristische Prüfung bin (5:28) ich nicht der richtige Ansprechpartner. Nochmal, ich helfe Ihnen gerne weiter.

 

(5:34) Ich versuche gerne, Ihre Fragen zu beantworten, aber für die wirklich juristische Prüfung bin (5:40) ich einfach die falsche Person, bin ich nicht der richtige Ansprechpartner. (5:44) Eine weitere Alternative ist, keine Kapazitäten haben. Das geht so ein (5:50) bisschen in Richtung, das sprengt den Rahmen.

 

Keine Kapazitäten haben, wenn (5:54) man beispielsweise nicht genügend Personal in einer Abteilung hat, weil (5:58) gerade alle im Urlaub sind, dann könnte man sagen, wir haben leider aktuell nicht (6:03) genügend Kapazitäten, um uns mit diesem Thema zu beschäftigen. (6:08) Beispielsweise, aufgrund der Urlaubszeit sind unsere Kapazitäten aktuell leider (6:14) begrenzt. Aufgrund der Urlaubszeit sind unsere Kapazitäten aktuell leider (6:20) begrenzt.

 

Also, weil alle gerade im Urlaub sind, können wir uns leider nicht darum (6:26) kümmern. So könnte man das auch formulieren, aber die höflichere, (6:30) professionellere Variante wäre das, was ich eben gerade gesagt habe. Oder ein (6:35) zweites Beispiel.

 

Wir müssen prüfen, ob die Produktion über ausreichende (6:40) Kapazitäten für diesen Eilauftrag verfügt. Wir müssen prüfen, ob die (6:47) Produktion über ausreichende Kapazitäten für diesen Eilauftrag verfügt. Also, wir (6:55) müssen im Prinzip schauen, ob wir genügend Maschinen haben oder ob es zu (7:00) viele andere Aufträge gibt, die wir erfüllen müssen.

 

Und dann, wenn das der (7:07) Fall ist, haben wir leider nicht genügend Kapazitäten. Aber ich kann den (7:12) Werksleiter gerne anrufen und der kann mir dann genau sagen, wie die Situation (7:18) ist. Also, wir müssen das erst mal prüfen, ob wir da genügend oder ausreichende (7:24) Kapazitäten haben für diesen Eilauftrag.

 

Und Eilauftrag ist also so was wie, wenn (7:30) ein Auftrag reinkommt, der aber sofort, so schnell wie möglich gemacht werden soll. (7:35) So, und jetzt habe ich wieder ein kleines Quiz zum Mitmachen in der Mitte (7:40) des Podcasts. Danach machen wir weiter mit weiteren Alternativen, wie man Nein (7:46) sagen kann.

 

Ich sage dir jetzt einen Satz und du (7:49) überlegst, wie kann man das denn noch verbessern? Wie kann man diesen Satz denn (7:54) upgraden? Das kostet zu viel Geld, das können wir nicht machen. (8:00) Das kostet zu viel Geld, das können wir nicht machen. Wie könnte man das noch (8:04) besser sagen? Ja, ich glaube, du hast schon die richtige Idee, und zwar den (8:14) Rahmen sprengen.

 

Also man könnte beispielsweise sagen, das (8:19) sprengt leider unseren finanziellen Rahmen, deshalb können wir das nicht (8:25) machen. Das sprengt leider unseren finanziellen Rahmen und deshalb können (8:32) wir das nicht machen. Das wäre eine Alternative, wie man (8:36) diesen Satz noch upgraden könnte.

 

Und wie könnte man diesen Satz upgraden? Nein, sie (8:42) kriegen den Job nicht. Wie könnte man den Satz noch upgraden oder (8:47) überhaupt besser sagen? Nein, sie bekommen, sie kriegen den Job nicht. Genau, ich muss (8:57) sie leider enttäuschen, aber wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden.

 

(9:03) Ich muss sie leider enttäuschen, aber wir haben uns für einen anderen Bewerber (9:08) entschieden. Und wie könnte man diesen Satz noch anders formulieren? (9:13) Ich habe keine Zeit für dieses Projekt. Ich habe keine Zeit für dieses Projekt.

 

(9:19) Der Satz ist absolut okay, aber wie könnte man den noch ein bisschen (9:22) upgraden? Ich würde das Projekt ja gerne übernehmen, aber ich habe aktuell leider (9:30) keine Kapazitäten. Ich würde das Projekt gerne übernehmen, (9:35) aber ich habe aktuell keine Kapazitäten. Okay, so, ich hoffe, du konntest alle (9:42) Fragen richtig beantworten oder hast zumindest ein Gefühl dafür, wie man die (9:47) Sätze noch besser sagen kann oder wie man die anders formulieren kann.

 

Wir (9:52) machen jetzt weiter mit der Podcast Episode. Eine andere Alternative, wie du (9:57) nein sagen kannst in einem bestimmten Szenario, wäre etwas steht im Konflikt (10:02) mit irgendetwas anderem. Es steht im Konflikt.

 

Also diese Alternative ist (10:09) ziemlich hilfreich, wenn es irgendetwas anderes gibt, das man eigentlich machen (10:14) muss oder dass es irgendwie da noch gibt. Und man muss deshalb nein sagen, weil (10:20) sonst beide Dinge gleichzeitig passieren würden. Zum Beispiel Urlaubspläne, die (10:25) sich irgendwie überschneiden.

 

Und dann muss man sagen, ja, das steht beides im (10:30) Konflikt und deshalb muss ich leider ablehnen. (10:34) Beispielsweise, ihre Urlaubsplanung steht leider im Konflikt mit einer (10:40) wichtigen Messewoche im März. Ihre Urlaubsplanung steht leider im Konflikt (10:48) mit einer wichtigen Messewoche im März.

 

Die Messe ist the Trade Fair und wenn (10:56) beispielsweise ein Mitarbeiter zu dir kommt und fragt, ob er Urlaub im März (11:01) nehmen kann und du schaust dann im Kalender nach und stellst fest, da gibt (11:05) es aber eine wichtige Messe im März und ich möchte gerne, dass du da anwesend (11:11) bist auf dieser Messe. Und deshalb muss ich leider deine Urlaubsanfrage absagen. (11:18) Du kannst gerne Urlaub im April oder im Februar nehmen, aber im März ist das ein (11:24) bisschen unpassend, weil das eben im Konflikt steht mit dieser Messe.

 

Oder ein (11:32) komplett anderes Beispiel. Das geplante Design steht im Konflikt mit unseren (11:38) Markenrichtlinien, also Brand Guidelines. Das geplante Design von der Marketing (11:46) Abteilung beispielsweise oder irgendeiner externen Firma, das geplante (11:52) Design steht aber irgendwie im Konflikt mit dem Markendesign.

 

Also ihr habt (11:59) irgendwie eine bestimmte Art von Branding in eurem Unternehmen und deine (12:06) Marketingabteilung kommt zu dir und sagt, hey unser Design, wie findest du (12:11) das? Und dann sagst du nein, ich finde das blöd. (12:15) Okay, das könntest du sagen. Oder du sagst, das Design steht ein bisschen im (12:19) Konflikt mit unseren Marketingrichtlinien.

 

Das ist eine Variante, (12:25) wie du das sagen könntest. Ein Klassiker, wie man auch Dinge ablehnen kann, ist (12:30) etwas überdenken. Also du sagst nicht, nein das ist schlecht, sondern du sagst, (12:38) ich glaube diese Strategie müssen wir noch mal überdenken.

 

(12:43) Also wir müssen im Prinzip noch mal von vorne anfangen und noch mal darüber (12:47) nachdenken, wie wir das machen können. Beispielsweise, wir sollten unsere (12:53) Marketingstrategie im asiatischen Markt noch mal gründlich überdenken. (12:58) Wir sollten unsere Marketingstrategie im asiatischen Markt noch mal gründlich (13:04) überdenken.

 

Also deine Marketingabteilung, hier die arme Marketingabteilung heute, (13:10) die kommt wieder zu dir und ihr präsentiert dir die Strategie für den (13:15) asiatischen Markt und du stellst aber fest, dass die Strategie nicht so wirklich (13:20) gut ist. Aber du möchtest diplomatisch sein, du möchtest professionell sein und (13:24) deshalb sagst du nicht, nein das ist schlecht, obwohl es vielleicht manchmal (13:28) auch eine ganz gute Strategie ist, so direkt zu sein. Aber du könntest eben (13:32) auch sagen, ich glaube wir müssen die Marketingstrategie noch mal überdenken.

 

(13:36) Ein anderes Beispiel, ich glaube ähnlicher Kontext wäre, ich glaube ihren (13:42) Projektplan müssen sie noch mal überdenken. Ich sehe da noch (13:47) Verbesserungspotenzial. Ich glaube ihren Plan, ihren Projektplan müssen sie noch (13:52) mal überdenken.

 

Ich sehe da noch Verbesserungspotenzial. (13:57) Das ist deutlich motivierender als zu sagen, nein ich finde den Plan schlecht (14:02) und sie sind schlecht und alles ist schlecht. Sondern du sagst, okay wir (14:06) setzen uns noch mal hin und versuchen den Plan für das Projekt beispielsweise (14:11) noch mal zu verbessern.

 

Wir überdenken den Plan und hoffentlich wird dann der (14:16) zweite Anlauf besser. Und dann gibt es noch einen hilfreichen Satz oder Satz (14:21) Baustein, wenn du Dinge priorisieren möchtest oder musst. Dann könntest du (14:28) sagen, etwas hat Vorrang.

 

Vorrang haben. Also Vorrang bedeutet so was wie, dass es (14:34) höher priorisiert wird, weil es einfach wichtiger ist. Also du lehnst ab oder du (14:42) sagst, wir können das jetzt nicht machen, weil Projekt B oder A Vorrang hat.

 

(14:48) Beispielsweise ein Arbeitskollege kommt zu dir und fragt, ob du ihm helfen kannst. (14:53) Dann könntest du antworten, ich würde sie gerne unterstützen, aber die (14:57) Fertigstellung des Jahresberichts muss aktuell absoluten Vorrang haben. (15:11) Oder ein anderes Szenario.

 

In diesem Quartal hat die Stabilität unseres (15:20) Budgets Vorrang vor neuen Investitionen. Beispielsweise kommt auch irgendjemand zu (15:26) dir und möchte, dass du eine Investition tätigst intern in deinem Unternehmen. (15:33) Und fragt, können wir diese Maschine kaufen oder können wir eine neue (15:38) Person einstellen für diesen Bereich.

 

Und dann sagst du aber, ja in diesem (15:43) Quartal ist es wichtig, dass unser Budget stabil bleibt, dass wir unsere (15:48) Ausgaben kontrollieren. Und das hat also Vorrang vor neuen Investitionen. So und (15:55) jetzt habe ich noch ein kleines Quiz zum Abschluss.

 

Es gibt wieder einen Satz und (16:00) du musst das richtige Wort einsetzen. Okay, los geht’s! (16:05) Das ist ein sehr guter erster Entwurf, aber wir sollten den strategischen (16:10) Ansatz noch einmal gründlich. Das ist ein sehr guter erster Entwurf, aber wir (16:19) sollten den strategischen Ansatz noch einmal gründlich.

 

Wie könntest du hier (16:25) sagen, dass das also im Prinzip noch mal überarbeitet werden soll? Welches Wort (16:30) würde hier am besten passen? Richtig, wir sollten den strategischen Ansatz noch (16:36) einmal gründlich überdenken. Also noch mal im Prinzip, noch mal darüber (16:41) nachdenken, noch mal überarbeiten, vielleicht von Grund auf. Und Satz Nummer (16:46) zwei und das ist dann auch die letzte Frage.

 

Ich kann das neue Projekt erst (16:52) nächste Woche beginnen. Die Erstellung der Bilanz muss aktuell absoluten. Zwei (17:02) Wörter.

 

Also ich kann mit dem Projekt erst nächste Woche beginnen. Die (17:10) Erstellung der Bilanz muss aktuell absoluten. Richtig, das muss absoluten (17:19) Vorrang haben.

 

Die Erstellung der Bilanz ist viel wichtiger, muss Vorrang haben, (17:24) als das neue Projekt zu beginnen. Vielen herzlichen Dank! Ich hoffe, dir hat die (17:30) Podcast Episode gefallen. Schau dir auch noch meine Mitgliedschaft an.

 

Die (17:33) Mitgliedschaft kannst du ausprobieren für einen Euro für einen ganzen Monat. (17:38) Tschüss und bis zum nächsten Mal!


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Vokabeln

  1. „Ich muss Sie leider enttäuschen…“

Diese Einleitung dient als Puffer. Sie signalisiert dem Gegenüber sofort, dass eine Absage folgt, mildert den Schlag jedoch durch eine höfliche, fast bedauernde Formulierung ab.

  1. „Das sprengt den aktuellen Rahmen.“

Diese Phrase wird genutzt, wenn eine Anforderung die verfügbaren Ressourcen (Zeit, Geld, Personal oder Umfang) deutlich überschreitet. Es klingt objektiver als „Das ist zu viel“.

3. „Dafür bin ich nicht der richtige Ansprechpartner.“

Ein eleganter Weg, Zuständigkeit abzulehnen. Man schiebt die Aufgabe nicht einfach weg, sondern weist darauf hin, dass die eigene Expertise oder Position dafür nicht vorgesehen ist.

4. Die Kapazitäten (Plural)

Bezieht sich auf die Menge an Arbeit, die jemand (oder eine Maschine/Abteilung) leisten kann. „Keine Kapazitäten haben“ ist das professionelle Synonym für „Ich habe keine Zeit“.

Quiz

Runde 1:

Runde 2:

Runde 3:

6. In Konflikt stehen mit…

Dieser Ausdruck wird genutzt, wenn zwei Dinge (Pläne, Regeln, Werte) unvereinbar sind. Es wirkt analytisch und nimmt die persönliche Schärfe aus einer Ablehnung.

7. (Etwas) überdenken

Ein „Code-Wort“ im Business. Wenn jemand sagt, man solle etwas „überdenken“, meint er meistens: „So wie es jetzt ist, ist es nicht gut, bitte ändern Sie es.“

8. Vorrang haben

Beschreibt eine klare Priorisierung. Es ist eine sachliche Begründung dafür, warum eine andere Aufgabe zuerst erledigt wird.

Die Absage an ein neues Projekt:

„Ich würde Sie gerne unterstützen, aber die Fertigstellung des Jahresberichts muss momentan absoluten Vorrang haben.“

(Bedeutung: Ich sage ‘Nein’ zu deinem Projekt, weil der Bericht wichtiger ist.)

Die Ablehnung einer Budget-Anfrage:

„In diesem Quartal hat die Budgetstabilität Vorrang vor neuen Investitionen, weshalb wir Ihren Antrag leider ablehnen müssen.“

Video nur für Mitglieder

Schaue dir das Video an. Am Ende gibt es noch eine Hausaufgabe.

https://youtu.be/JFOTdaN0gMs

Übungen

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C1 Business-Check

Vokabel-Pool:
Zeitpunkt | überdenken | Rahmen | Konflikt | Kapazitäten | Vorrang | Ansprechpartner
Es ist Montagmorgen. Ich antworte meinem Chef:
„Ich würde gerne helfen, aber meine aktuellen sind leider voll ausgeschöpft.“

„Ein neues Werbe-Video sprengt leider den finanziellen für diesen Monat.“

„Ihre Idee steht leider im mit unseren Firmenrichtlinien.“

Zu einem Kollegen sage ich:
„Dafür bin ich nicht der richtige .“

„Lassen Sie uns das Thema zu einem späteren erneut aufgreifen.“

„Ich glaube, Sie sollten den Entwurf noch einmal .“

In unserer Firma muss Qualität immer absoluten haben.

Masterclass: C1 Höfliche Verneinung

C1 Grammatik: Nomen-Verb-Verbindungen

Setzen Sie das passende Verb in der richtigen Form ein.

Wählen Sie das passende Verb:
erheben | stehen | haben | treffen
1. Da die Kosten zu hoch sind, muss ich leider einen Einwand .

2. Diese Entscheidung im Konflikt mit unseren Werten.

3. Wir müssen zeitnah eine fundierte Entscheidung .

4. Die Sicherheit der Mitarbeiter muss bei uns obersten Vorrang .

Wie haben dir die Übungen gefallen? Was kann ich besser machen? Schreib mir doch gerne eine E-Mail für Feedback an: tom@expertlygerman.com

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